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Os escritórios contábeis são os que mais produzem papéis diariamente. Notas fiscais, recibos de pagamentos dos clientes e extratos bancários são apenas alguns dos documentos gerados e que se acumulam com o tempo dentro do setor.
Todos os documentos contêm informações importantes e que precisam ser armazenadas de forma correta para evitar extravios, perdas, danos ao documento e, principalmente, facilitar o acesso em caso de solicitação.
Caso a guarda de documentos seja feita de forma desorganizada, a empresa ou escritório terá como consequência diversos prejuízos, entre eles a insatisfação do cliente e o vazamento de informações. Uma situação como essa pode causar, inclusive, processos judiciais.
Para te ajudar a saber por quanto tempo você deve armazenar esses papéis no seu escritório contábil, preparamos uma lista com os principais documentos municipais, estaduais e federais e respectivos prazos. Confira.
Documentos municipais
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Nota Fiscal de Serviço
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5 anos
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Fatura de Serviço
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5 anos
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Livro de Registro de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFs)
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5 anos
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Documentos em Geral
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5 anos
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Pagamento de ISS
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5 anos
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Documentos Estaduais
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ICMS
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5 anos
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Despacho de Transporte
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5 anos
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Cupom Fiscal Emitido por ECF
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5 anos
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Manifesto de Carga
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5 anos
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Nota Fiscal de Serviços de Transporte
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5 anos
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Nota Fiscal de Venda ao Consumidor
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5 anos
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Livro de Registro de Inventário
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5 anos
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Livro de Registros de Apuração de IPI
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5 anos
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Nota Fiscal Modelo 1 ou 1-A
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5 anos
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Livro de Registro de Entradas e Saídas
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5 anos
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Documentos federais
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Termo de Rescisão de CT
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2 anos
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Pedido de Demissão
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2 anos
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Aviso Prévio
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2 anos
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Livro de Atas (CIPA)
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5 anos
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Livros de Escrituração Fiscal/Comercial
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5 anos
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Controles de Ponto
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5 anos
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DIRPF
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5 anos
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PIS/COFINS
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5 anos
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Folha de Pagamento
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10 anos
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Recibos de pagamento de 13º
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10 anos
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Guia de Previdência Social
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10 anos
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Guia de Recolhimento do FGTS
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30 anos
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Contrato de Trabalho
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Indeterminado
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Livro ou ficha de colaborador
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Indeterminado
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Com informações da Acervo
Fonte: R7